Fenomenet, som kallas Shadow IT, försiggår under radarn för IT-ansvariga – men allra vanligast är beteendet hos IT-personalen. Enligt undersökningen uppger 80 procent av dem som besvarat studien att de använder sig av icke godkänd mjukvara i arbetet.

Shadow IT kan enkelt beskrivas som ett samlingsnamn för tekniska lösningar inom en organisations IT-infrastruktur som inte godkänts av IT-avdelningen eller installerats på ett sätt som följer företagets IT-policy.

Marknaden för molnbaserad programvara är i stark tillväxt. Bara i USA bedömer rapporten att marknaden för Software-as-a-Service-appar växer med 16 procent per år för att år 2017 uppgå till ett marknadsvärde om närmare 150 miljarder kronor. Molnet gör att det är relativt enkelt för anställda att ta del av och använda applikationerna i företagets IT-system utan att involvera IT-avdelningen.

Slutsatser som dras av undersökningsresultatet är bland annat:

- Fler än 80 procent av de svarande medger att de använder icke godkänd mjukvara I arbetet.
- Nära 35 procent av alla applikationer som används inom ett genomsnittligt företag är inte godkända av IT-avdelningen.
- Den vanligast förekommande programvaran inom Shadow IT är Microsoft Office 365 (9%), följd av kontorsprogramsviten Zoho (8%), och de sociala nätverkssajterna LinkedIn (7%) och Facebook (7%).
- I genomsnitt har 15% av användarna upplevt incidenter relaterade till säkerhet och otillåten tillgång som ett resultat av icke godkänd mjukvara.
- IT-tekniker använder Shadow IT-programvara i något högre grad än andra beslutsfattare (83 procent jämfört med 81 procent)
- 39 procent av IT-teknikerna håller med om motiveringen “det låter mig komma runt IT-processer", medan 18 procent håller med om påståendet "IT-restriktioner gör det svårare att utföra mitt jobb".

– En av slutsatserna är att många av de som använder sig av ej godkänd programvara gör det i ett gott syfte – det hjälper dem att utföra sitt arbete mer effektivt och med mindre krångel. I Sverige, med vår speciella IT-kultur och snabba utbredning av BYOD, är det inte orimligt att tro att användandet av Shadow IT är ännu mer utbrett än i de länder där studien utförts, säger Fredrik Möller, chef på McAfee i Norden och Baltikum.

– Utmaningen är för företag att skydda sig mot de negativa konsekvenserna utan att för den delen införa IT-policies som får negativ effekt på hur de anställda kan utföra sina arbetsuppgifter och upplever sin situation. Det behövs en smartare hantering – inte nödvändigtvis en striktare, med lösningar som möjliggör ett kontrollerat användande av nyttiga tjänster, med säker tillgång, kryptering och skydd mot skadlig programvara, fortsätter han.