Kungliga Operan är Sveriges nationalscen för opera och balett och grundades av Gustav III år 1773. Det första operahuset invigdes 1782 och var också platsen där kungen själv 10 år senare blev skjuten vid en maskeradbal. I slutet av 1800-talet revs den ursprungliga byggnaden för att uppföra ett nytt operahus i nyklassisk stil som invigdes av Oscar II år 1898.

Kungliga Operan sysselsätter idag 733 anställda som kommer från fler än 20 olika länder. Med 200 föreställningar, flera hundra konserter och lika många aktiviteter för barn och unga så är det en miljö där det ständigt händer något.

Med spektakulära sceneffekter uppstår exempelvis arbetsmiljörisker som måste hanteras systematiskt. Varje föreställning på Kungliga Operan lockar normalt hundratals gäster fördelade på olika våningsplan också kräver en säkerhetsberedskap.

Förebygga och krishantera
Fredrik Kempendahl, säkerhetschef sedan 2019, har uppdraget att digitalisera Operans förebyggande systematiska arbetsmiljöarbete och modernisera krisorganisationen med nya verktyg som kan ersätta det befintliga systemet. Han menar att utmaningen varit att hitta ett brett och flexibelt system som inte bara fokuserar på krishantering utan även kan användas förebyggande.

– Samtidigt måste systemet vara enkelt och anpassningsbart så att alla medarbetare ska kunna använda det. Jag letade länge och scannade hela marknaden. På ett seminarium blev jag övertygad om att plattformen Cosafe hade rätt kombination för oss, dessutom hade systemet en smart inbyggd kommunikationslösning, säger han.

– Andra system är så avancerade att varje användare måste vara en säkerhetsexpert vilket snarare riskerar att försämra säkerhetsarbetet,

Målet att all ska använda Cosafe
Förutom enkelhet och en okomplicerad implementering sökte operan en lösning med låg kostnad utan krav på dyr hårdvara. Enligt Fredrik Kempendahl har Cosafe en fördel i att systemets funktionalitet och totalkostnad är flexibel för att passa olika typer av organisationer i olika faser. Operan har valt att implementera Cosafe successivt, inledningsvis cirka 50 användare, men med målsättningen att alla medarbetare på sikt ska använda Cosafe.

– Det är avgörande med delaktighet när man implementerar ett system. Vi har därför varit lyhörda, utgått ifrån användarna och anpassat vårt säkerhetsarbete därifrån. CoSafe är så flexibelt att vi kan forma det efter våra behov. Vi kan till exempel skapa checklistor och snabbt starta om en kontroll av ett våningsplan om det behövs, säger Fredrik Kermpendahl.

– Med CoSafe utspritt i organisationen kan vi dessutom tvåvägskommunicera vilket är viktig för säkerhetsarbetet, tillägger han.

Så används Cosafe på Operan.
Idag används CoSafe på daglig basis, oavsett om det finns publik eller ej, för att till exempel

• Utföra dagliga ronder för att hålla verksamhetens systematiska brandskyddsarbete aktuellt och relevant

• Säkerhetsställa publiksäkerheten inför varje föreställning och dokumentera att varje yta är kontrollerad samt att det finns en dedikerad ansvarig för utrymning, med interaktiva checklistor fördelat per våningsplan

• Skicka in avvikelserapporter genom att enkelt fota och skicka meddelande när något behöver åtgärdas och som i appen kan följas upp av ledningen

• Skicka och ta emot olika larm som automatiskt fördelas till rätt mottagare t.ex. scenvakterna med sjukvårdsutbildning eller publikvärdarna med L-ABC / HLR utbildning

• Dokumentera aktuell lägesbild för en god överblick över hur evenemanget flyter på i realtid

Säkerhetschef Fredrik Kempendahl är väldigt nöjd med hur CoSafe underlättar det förebyggande arbetsmiljöarbetet i verksamheten. Fredriks ambition är att höja säkerhetskulturen generellt och att CoSafe ska ses som ett arbetssätt som ökar säkerhetsmedvetenheten i verksamheten.

– CoSafe är väldigt enkelt att använda för alla, oavsett anställningstid, anställningsform, tekniska förkunskaper. Medarbetarna kan också använda sina privata mobiler så trygghetskänslan finns kvar på fritiden och vi har inte behövt köpa in någon utrustning - en win-win. Nu är det faktiskt kul att rapportera, så enkelt utan hinder, säger han.

Skapar lugn och spar tid
Sammanfattningsvis menar Fredrik Kempendahl att implementeringen av CoSafe lett till en hög säkerhets- och trygghetskänsla.

– Det skapar ett lugn i organisationen att veta att våra rutiner funkar och att vi har en god beredskap med ett bra verktyg.

Han menar också att evenemangssäkerheten förbättrats.

– Nu vet vi att rätt information når rätt person, i rätt tid.

Slutligen framhåller han tidsbesparingen.

– Vi sparar minst 1 tim per dag bara i minskad administration.

Kommuner och företag bland kunderna
Cosafe är en digital SaaS-plattform för larm, incidenthantering och smart som utan dyr hårdvara syftar till att säkerställa att rätt information skickas till rätt person vid rätt tillfälle. Idag används plattformen av företag, myndigheter, kommuner och skolor över hela Sverige. Förutom Kungliga Operan finns bland användarna Länsförsäkringar, Ovako, Svenska Kyrkan, Stockholms stad, Malmö stad och Örebro kommun.