Skövde kommun har nära 7 000 anställda, många olika verksamheter och en rad externa användare på olika platser. Att få allt att klaffa när det gäller tillgänglighet är sålunda en utmaning. Lokaler används av olika personer vid olika tider och det krävs ett passersystem som gör det smidigt, säkert och samtidigt öppet för rätt användare vid rätt tillfälle. Med ett effektivt och säkert passersystem som optimerar användningen av offentliga lokaler möjliggörs dock en effektiv användning av skattemedel.

Mångårigt samarbete

För ungefär tio år sedan började Skövde kommun sitt samarbete med RCO Security. Syftet var att uppdatera och standardisera gamla säkerhetssystem som var uppdelade på flera byggnader runt om i kommunen. Systemen var föråldrade och med otydligt ansvar vilket ledde till att arbetet blev svårt att överblicka och det ledde till ineffektivitet. Med en växande stad och en ökning av antalet byggnader och verksamheter blev det nödvändigt att omstrukturera och modernisera passer- och säkerhetssystemen.

Skövdemodellen

Lösningen på utmaningarna kallar RCO för ”Skövdemodellen”. Den bygger på centralisering, där färre personer har tydligt definierade roller och ansvar.

Modellen har lett till bättre kontroll, minskade risker för misstag och en effektivare administration.

– Med färre fysiska nycklar och enklare tillgångshantering genom digitala lösningar har man också kunnat minska kostnaderna och tidsåtgången för administration, säger Kristoffer Sahlsten, Partner Account Manager på RCO Security.

Många fördelar

Användningen av RCO Securitys passer- och säkerhetssystem i Skövde kommun har gett påtagliga och mångsidiga fördelar, enligt Kristoffer Sahlsten.

– Investeringen i det nya systemet har lett till en mer effektiv resursanvändning för Skövde kommuns skattebetalare.

Kristoffer Sahlsten berättar också att Skövde kommun infört högre säkerhetskrav för byggnader, vilket ökat säkerheten för både individer och fastigheter. På förskolor och äldreboenden har tryggheten förbättrats genom införandet av låsta dörrar och porttelefoner.

Systemet, som används, erbjuder skalbara och anpassningsbara lösningar som kan skräddarsys efter olika verksamhetsbehov och fastighetstyper.

– Med digitala verktyg som underlättar hantering av passersystem på distans kan fler få tillgång till lokaler, samtidigt som administrationen blir mer kostnadseffektiv.

– Lösningarna ger snabbhet i hantering av användare och en bättre överblick över tillgångar.

Många projekt framöver

Med framgången med det nuvarande systemet ser Skövde kommun fram emot att ytterligare förbättra och utvidga användningen av RCO Securitys lösningar. Nästa steg inkluderar ökad informationssäkerhet, men också att integrera nya funktioner, såsom digitalisera beställning av externa taggar.

Personalinköp via tagg

En intressant lansering som Skövde kommun och RCO redan gjort är det nya systemet för personalköp.

– Det har förändrat många av de anställdas vardag. Genom att använda sin personliga tagg som fungerar som passerkort, kan kommunens medarbetare nu smidigt genomföra köp i caféer och större skolkök.

Automatiserad behörighetsinformation

Systemet som används är framtaget tillsammans med Denacode, som är specialiserade på IT-verktyg. Det möjliggör automatiskt överföring och uppdatering av behörighetsinformation, vilket garanterar att alla transaktioner registreras korrekt och säkert.

Valfritt att använda tjänsten

I dagsläget har cirka 3 000 anställda tecknat sig för att kunna använda systemet och nya medarbetare erbjuds möjligheten att registrera sig för tjänsten vid anställningstillfället. Det finns även möjlighet att lägga till tjänsten i efterhand, vilket ger flexibilitet för personalen.

– För de anställda innebär detta nya system en avsevärd förenkling av köpprocessen. Likt självscanning i dagligvaruhandeln, använder medarbetarna sin tagg för att registrera köp vid kassan, vilket sparar både tid och ökar bekvämligheten då en snabb ”blipp” med taggen är allt som krävs, säger Johanna Doyle, som fastighetsadministratör Skövde kommun.

Administrativ förenkling

Ur ett administrativt perspektiv innebär denna lösning en stor förbättring. Systemet minskar behovet av manuell hantering och säkrar korrekta löneavdrag i rätt tid, vilket effektiviserar hela processen. Den som arbetar i kök eller caféer kan lägga tid på andra arbetsuppgifter.

Potential för fler användningsområden

Även om systemet för närvarande används för köp i kommunens matställen, öppnar den nya teknologin för möjligheten att utöka användningen till andra typer av personalköp, vilket kan inkludera allt från kontorsmaterial till andra interna tjänster.

En milstolpe

Detta initiativ är ett framstående exempel på hur RCO Securitys lösningar, i samarbete med ansvariga på Skövde kommun, effektiviserar rutinmässiga processer. Det markerar en viktig milstolpe i utvecklingen av den digitala arbetsplatsen och demonstrerar en innovativ användning av befintlig teknologi för att förbättra anställdas arbetsdag, menar RCO Security.

Sammanfattningsvis har RCO Securitys lösningar inte bara förbättrat säkerheten utan också bidragit till en starkare och mer kostnadseffektiv kommunal verksamhet.